Cliëntenraad

De Cliëntenraad (CR) had voor 2023 een aantal speerpunten. Daarbij is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het jaarplan 2023 van het ZRTI. Hieronder worden deze punten beschreven.

1. Implementatie Ethos Versneller

De CR heeft de implementatie van de Ethos versneller van dichtbij kunnen volgen. Het stapsgewijs bij meer patiëntgroepen toepassen van adaptieve radiotherapie wordt door de cliëntenraad van harte ondersteund. Door de RvB is gevraagd mee te denken over de vraag of een tweede Ethos Versneller op de locatie Vlissingen of locatie Roosendaal wenselijk is en de voor- en nadelen voor de patiënten te wegen. Hierover dient nog een beslissing te volgen.

Ook heeft de CR getracht contact te leggen met de cliëntenraden van andere radiotherapeutische instituten om kennis te nemen van de ervaringen binnen deze organisaties met deze versneller en ons verder te verdiepen in de effecten van deze behandeling voor de patiënten. Het bleek niet eenvoudig deze contacten te onderhouden, gezien wisselingen in de samenstelling van deze cliëntenraden. Deze contacten worden dus in 2024 opnieuw voortgezet en aangehaald.

2. Implementatie EPD

Het ZRTI zal begin 2024 een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) implementeren. Hiervoor zijn in 2022 al de eerste stappen gezet. De cliëntenraad (CR) heeft in 2023 vanuit zijn rol binnen dit project op inhoud meegedacht over zaken die de patiënt raken. Een rol voor de CR was vooral weggelegd met betrekking tot het patiëntportaal. Onze aandacht is uitgegaan naar thema’s als inzage in het dossier, privacy, contactmogelijkheden & contactmomenten voor de patiënt en gebruikersgemak. Er heeft uitleg plaatsgevonden door de extern adviseur en de interne projectleider (het programmamanagement) over het EPD-traject en twee leden van de CR hebben geparticipeerd in de klankbordgroep van dit EPD-programma. Ook hebben deze twee leden deelgenomen aan de twee integrale testdagen van het EPD, voorafgaand aan de implementatie. Zij hebben de overige leden van het verloop op de hoogte gehouden.

De CR maakt zich nog zorgen over het feit dat de afspraken (nog) niet in het patiëntportaal kunnen worden getoond. Dit lijkt veroorzaakt te worden door het feit dat de keuze hiervoor beperkt is. Of alle (bestralings)afspraken zijn direct in het portaal te zien of geen enkele afspraak kan worden getoond. De eerste optie lijkt niet wenselijk, in verband met de kans op wijzigingen in de komende bestralingsafspraken. Het systeem maakt hierin nog geen tussenoplossing mogelijk. De CR heeft in 2022 met bovenvermeld programmamanagement al afgesproken dat, tijdens de evaluatiefase van het nieuwe EPD, patiënten gevraagd zal worden naar hun ervaringen met het patiëntportaal. Dit vindt plaats door middel van panelgesprekken en een digitale vragenlijst. Hiermee kan worden geborgd dat het project zorgvuldig doorlopen wordt en dat de vertegenwoordiging van de patiënten goed gewaarborgd is. Dit plan van aanpak hebben we op 28 oktober 2022 schriftelijk aan de Raad van Bestuur bevestigd. Wij zullen ook de RvB in 2024 verzoeken ChipSoft te blijven vragen om een tussenoplossing waar het gaat om een weergave van de behandelafspraken in het patiëntportaal.

3. Voorbereidingen externe audit Qmentum Global

In 2024 vindt de externe audit Qmentum Global binnen het ZRTI plaats. Dit is voor het ZRTI een belangrijke kwaliteitswaarborg. De CR heeft de Raad van Bestuur gevraagd de CR op de hoogte te houden van de voorbereidingen. De voorbereidingen zijn wat naar achteren geschoven in verband met de implementatie van het EPD. De CR zal een bijdrage leveren in 2024 door middel van een afvaardiging van twee leden tijdens deze audit.

4. Contact met de achterban onderhouden middels panelgesprekken (eventueel aangevuld met wachtkamergesprekken), waarbij nazorg een belangrijk onderwerp blijft

In 2023 hebben er twee panelgesprekken plaatsgevonden. Voor beide gesprekken waren patiënten, behandeld voor prostaatkanker, uitgenodigd. In het gesprek van 24 juli 2023 in Vlissingen was het onderwerp ‘Zelfregie’. Er namen 5 (ex)patiënten deel aan dit panelgesprek. De vraag hierbij was of men voldoende eigen keuze in de behandeling had ervaren. Allen waren hier tevreden over, hoewel er soms geen keuzemogelijkheid bestond, omdat er maar één behandeloptie aanwezig was.

Het tweede gesprek vond plaats op 07 september 2023 in Roosendaal, waarbij voornamelijk de voorlichtingsbrochure prostaatkanker werd geëvalueerd. Er waren 6 (ex)patiënten aanwezig. De brochure werd als duidelijk en compleet ervaren. Voor sommige (ex)patiënten was het ook een naslagwerk om na de behandeling nog eens door te lezen en te realiseren wat ze hadden doorgemaakt.

De CR heeft deze gesprekken als zeer waardevol en prettig ervaren. De deelnemers waren, zonder uitzondering, openhartig over hun ervaringen tijdens de behandeling. Voor de CR was het weer een contactmoment met de achterban, waarbij er voldoende tijd was om eenieder zijn verhaal/vragen te beluisteren en te beantwoorden. Ook de aanwezigheid van betrokken ZRTI-collega’s (MBB’ers) is als zeer prettig en nuttig ervaren, het gaf een inhoudelijke verdieping in de gesprekken.

5. Externe contacten opbouwen en onderhouden (cliëntenraden verwijzende ziekenhuizen en andere RT-instituten, EMBRAZE Kankernetwerk en Westerlicht)

De CR had zich voor 2023 tot doel gesteld om haar netwerk in de regio uit te breiden. We hebben onze contacten met de cliëntenraden van verwijzende ziekenhuizen aangehaald. Daarnaast hebben we kennis gemaakt met de cliëntenraad van Instituut Verbeeten. Ook zijn er contacten gelegd met inloophuizen. Korte toelichting:

Begin dit jaar is er contact gelegd met het Inloophuis Westerlicht in Middelburg. Op 10 oktober 2023 is daar een middag georganiseerd waarin het ZRTI centraal stond tijdens een informeel samenzijn met (ex)patiënten van het ZRTI. Het doel hiervan was te achterhalen hoe de betrokkenen de behandeling in het ZRTI ervaren hebben en of er nog verbeterpunten zijn. Een wens van onze achterban was om na de behandeling nog een regelmatig terugkerend contact met de radiotherapeut-oncoloog te hebben in de vorm van een telefoongesprek, waarbij aandacht wordt besteed aan hoe het na de behandeling gaat en de mogelijkheid bestaat nog eventuele vragen/onzekerheden beantwoordt te krijgen. Iedereen was erg tevreden over de behandeling, het personeel en de omgeving van het ZRTI. Deze informatie is teruggekoppeld aan de RvB.

Op 09 januari 2023 is er een gesprek geweest met de cliëntenraad van het ADRZ. Onderwerpen die aan de orde zijn geweest, betreffen de invoering van het EPD, contacten met de achterban en nazorg. Het was een prettig gesprek dat begin 2024 een vervolg zal krijgen.

6. Voorbereiding voorstel aan ZRTI-bestuurder: De patiëntinformatie van het ZRTI ook toegankelijk maken voor de laaggeletterden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de expertise van Pharos

Met de RvB is afgesproken dat het ZRTI uitzoekt, welke keuzes hierin in het verleden zijn gemaakt en dit zal vervolgens met de CR worden besproken. Daarna wordt besloten of en zo ja welke acties benodigd zijn. Dit actiepunt is nog niet opgepakt en in goed overleg met het ZRTI en de CR is dit onderwerp doorgeschoven naar 2024.

7. Op peil brengen en houden van kennis binnen de cliëntenraad ten behoeve van de kwaliteit van de uit te brengen adviezen

De CR stelt zich op de hoogte van de stukken en ontwikkelingen die relevant zijn voor de kwaliteit van de uit te brengen adviezen; gestreefd wordt naar gezamenlijk gedragen adviezen. De CR kent de beleidsstukken van het ZRTI, zoals het jaarplan van het ZRTI en levert daaraan een bijdrage met het jaarplan van de CR.

Op 5 april 2023 heeft de CR een teamdag gehouden, waarbij het doel was gezamenlijk na te denken over onze missie & visie en over onze samenwerking en het onderhouden van contacten met de achterban. Dit was een productieve dag, waarbij een gezamenlijk gedragen nieuwe missie is geformuleerd:

‘Met betrokkenheid behartigen van patiëntenbelangen vanuit de wensen en behoeften van de ZRTI-patiënt, nu en in de toekomst’

Twee leden hebben in 2023 de basiscursus medezeggenschap gevolgd bij het LSR.

Naast bovenstaande speerpunten heeft de CR zich ook met een aantal andere onderwerpen beziggehouden.

Werving RvT leden

Binnen de Raad van Toezicht zijn in 2023 drie nieuwe leden aangetrokken, vanwege beëindiging van de ambtstermijn van twee raadsleden en een voortijdig vertrek. Het ZRTI had Colourful People als externe partij gekozen om de procedure te begeleiden. De CR is vanaf het begin bij de aanstellingsprocedure betrokken, vanaf het vaststellen van het profiel. Twee leden van de CR hebben als afvaardiging sollicitatiegesprekken /kennismakingsgesprekken gevoerd met de drie voorgedragen kandidaten en op basis van die gesprekken heeft de CR positief geadviseerd over de aan te stellen nieuwe leden.

Beddenwachtproject via de Stichting Vrienden van Siem

De Stichting Vrienden van Siem zet zich in voor mensen met kanker. Elk jaar kiezen zij een goed doel, waarvoor zij gedurende het jaar, via verschillende activiteiten, geld inzamelen. Voor 2023 is het ZRTI gekozen als goed doel. Het ZRTI heeft besloten met behulp van deze inzamelingsactie de beddenwachtruimtes in zowel Vlissingen als Roosendaal een make-over te geven. Vanuit het ZRTI is er een werkgroep samengesteld, waaraan ook een lid van de CR deelnam. Met behulp van een enquête onder het personeel en patiënten is er een wensenlijst opgesteld om de beddenwachtruimtes, comfortabeler en gezelliger te maken. In 2024 zal de realisatie plaatsvinden, waarbij alle werkzaamheden door leden van de Stichting Vrienden van Siem worden gedaan.

Benoeming

De cliëntenraad van het ZRTI heeft in september 2023 afscheid genomen van cliëntenraadslid mevrouw M. de Vos, gezien het verstrijken van haar tweede zittingstermijn. Er zijn extern vacatures uitgezet voor een nieuw lid. Per 1 december 2023 is mevrouw E. Mulder als nieuw lid benoemd.

Financieel & ontwikkelingen

De CR heeft instemming verleend aan de jaarrekening 2022 van het ZRTI en ook voor de begroting 2024. De RvB heeft de CR op de hoogte gehouden over de financiële ontwikkelingen in 2023 en de nieuwbouwplannen van het Bravis ziekenhuis.

Met de RvB zijn de halfjaarlijkse managementrapportages (meldingen, PTO, wachttijden, klachten en overige ontwikkelingen binnen het ZRTI uitgebreid besproken.

MFS

Door de Medisch Fysische Staf is de cliëntenraad bijgepraat over ontwikkelingen op het gebied van online adaptieve radiotherapie (OART) en trends in de radiotherapie.

Jaarlijks overleg RvT

Het jaarlijkse gesprek met de RvT heeft plaatsgevonden om input op te halen voor het jaarlijkse functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur.

Vergaderingen:

• 6 onderlinge vergaderingen
• 3 vergaderingen met de Raad van Bestuur
• 2 vergaderingen met de Raad van Bestuur en een delegatie van de Raad van Toezicht
• 2 vergaderingen met een vertegenwoordiging van de ondernemingsraad
• 2 vergaderingen met een vertegenwoordiging van de Medisch Fysische Staf

Samenstelling cliëntenraad in 2023: