Risico’s die zich kunnen voordoen binnen het primaire zorgproces:

• Patiënten met kanker lopen een groter risico op infecties dan andere mensen omdat zij door hun ziekte een verminderd afweersysteem hebben. We proberen de uitbraak van infecties te voorkomen door te werken volgens landelijke richtlijnen voor hygiëne en infectiepreventie. De hoge bewustwording van een goede hygiëne en infectiepreventie heeft bijgedragen dat de organisatie zich snel heeft weten aan te passen aan de nieuwe richtlijnen voor hygiëne en infectiepreventie voorkomend uit de COVID-19 pandemie. In het eerste half jaar van 2021 zullen onze medewerkers worden gevaccineerd. Bij indiensttreding krijgen medewerkers de gelegenheid om zich te vaccineren tegen Hepatitis-B. Ieder jaar krijgen medewerkers de gelegenheid zich te laten vaccineren tegen influenza.
   
• Patiënten, medewerkers en samenwerkingspartners willen kunnen vertrouwen op een hoogwaardig en veilig behandelproces zonder bestralingsfouten. Wij hebben een uitgebreid kwaliteits- en veiligheidsbeleid en toetsen onszelf periodiek aan de hand van het accreditatieschema Qmentum Global om er zeker van te zijn dat de kwaliteit en veiligheid van voldoende niveau zijn en om tekortkomingen te kunnen verbeteren.  
   
• De Nederlandse Vereniging voor Radiotherapie en Oncologie (NVRO) heeft kwalitatieve en kwantitatieve normen voorgeschreven voor radiotherapeutische instituten. Zo moet een instituut voldoen aan minimale formatie-eisen van professionals en een minimum aantal behandelingen uitvoeren. Daarnaast moeten we voldoen aan de gestelde wachttijden . De normen en indicatoren zijn opgenomen in onze productie- en capaciteitsplanningen en managementrapportages zodat we ze kunnen monitoren, oorzaken kunnen analyseren en maatregelen kunnen nemen. We voldoen in 2020 aan de normen. 
   
• Er is maatschappelijke druk voor het verlagen van kosten in de ziekenhuissector. Jaarlijks worden onze kostprijzen herijkt, aansluitend op de toepassing van nieuwe behandelprotocollen en – technieken. We hebben getoetst of onze tarieven marktconform zijn om een passende verkoop- en prijsstrategie te bepalen richting zorgverzekeraars. 
   
• Het ZRTI mag alleen die zorg bij zorgverzekeraars declareren die ook daadwerkelijk is uitgevoerd. We controleren de administratie van elke behandeling voordat we de DBC declareren bij de zorgverzekeraar om er zeker van te zijn dat de declaratie rechtmatig is.
   
• Het ZRTI is voor nieuwe patiënten afhankelijk van doorverwijzingen vanuit ziekenhuizen. Zowel de radiotherapeut-oncologen als het managementteam en raad van bestuur onderhouden intensieve contacten met de verwijzende ziekenhuizen om ontwikkelingen met mogelijke kansen of risico’s voor het ZRTI te monitoren en erop te kunnen inspelen.  
   
• Technologische ontwikkelingen in de oncologie en radiotherapie gaan snel. Het inzetten van technologische ontwikkelingen op het gebied van apparatuur, ICT en gegevensuitwisseling tussen zorgaanbieders is mede afhankelijk van en bepalend voor de strategische koers 2021-2035 die ten tijde van het opstellen van dit bestuursverslag wordt bepaald.

Risico’s die zich kunnen voordoen op het gebied van human resource management:  

• De kwaliteit van het personeel bepaalt in hoeverre behandeling op een veilige en deskundige wijze wordt uitgevoerd. Het strategisch HRM-beleid en het strategisch opleidingsplan hebben ten doel om medewerkers met de juiste kennis en capaciteiten te werven en te behouden, duurzaam en flexibel in te zetten, en te stimuleren tot verdere ontwikkeling.  
   
• Het ziekteverlof is, ondanks COVID-19, in 2020 afgenomen maar ligt wel boven het landelijk gemiddelde. De werkdruk wordt soms als hoog ervaren, mede door onderbezetting van een aantal functies door het ziekteverlof en door het feit dat een aantal vacatures in 2020 nog niet was ingevuld. We proberen te voorkomen dat er personeelstekorten ontstaan waardoor wachttijden voor patiënten oplopen en de werkdruk voor medewerkers verder toeneemt. We besteden aandacht aan verzuimpreventie. Per 2021 wordt gestart met een nieuwe arbodienst met als doel om meer in te zetten op verzuimpreventie en een beter samenwerking met de bedrijfsarts om re-integratie te bevorderen. Anderzijds faciliteren en betalen wij aanvullende zorg ter voorkoming van instroom van medewerkers in de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA).  
   
•  Door krapte op de arbeidsmarkt en de geografische ligging van het ZRTI is het moeilijk om voldoende personeel met de juiste competenties te vinden. De eerste maanden van 2020 hadden we relatief veel openstaande vacatures. De COVID-19 pandemie en de daarbij behorende (financiële) onzekerheden leidden in het begin ook tot terughoudendheid om nieuw personeel aan te stellen. In april/mei is besloten om de openstaande vacatures in te vullen. We zijn in staat geweest om goed, enthousiast en gemotiveerd personeel aan ons te verbinden. De ontwikkelingen in de formatie worden maandelijks gerapporteerd en gemonitord via de managementrapportage. In het HRM-beleidsplan staat het werven, binden & boeien van personeel centraal.
   
• De salarisverwerking en –uitbetaling is uitbesteed aan externe partijen maar we zijn wel verantwoordelijk voor een juiste en een volledige afdracht van de sociale verzekeringen en pensioenlasten. Om ervoor te zorgen dat dit correct en conform de wet- en regelgeving plaatsvindt, doen we verschillende interne controles op de salarisverwerking voordat tot uitbetaling wordt overgegaan.  

Risico’s die zich kunnen voordoen op het gebied van financiën:  

• De exploitatielasten van het ZRTI bestaan voor het grootste gedeelte uit personeelskosten. De medewerkers vallen onder de cao Ziekenhuizen en medisch specialisten vallen onder de AMS. Wijzigingen in de cao en AMS hebben daardoor direct invloed op de financiële lasten van het ZRTI. Daarom is het van belang dat we loonindexaties meenemen in de berekening van onze tarieven.  
   
• De jaarlijkse onderhandelingen met de zorgverzekeraars starten circa een half jaar voor ingang van het nieuwe (schadelast)jaar. We proberen op basis van de door de NZa verwachte indexaties een gedegen inschatting te maken van de inflatie van externe inkopen om, naast de landelijke afspraken bij productie-uitval door COVID-19, kostendekkende afspraken te kunnen maken met de zorgverzekeraars.  
   
• Het ZRTI is gevestigd op twee locaties. Op de locatie Roosendaal heeft het aangrenzende ziekenhuis Bravis besloten om te verhuizen naar een andere locatie binnen deze gemeente. In 2020 en 2021 zullen de toekomstscenario’s nader worden uiteengezet en wordt de strategische koers bepaald. Een eventuele verhuizing lijkt niet te leiden tot een duurzame afwaardering van de boekwaarde van het pand of de (medische) inventaris.  
   
• Onrechtmatige onttrekkingen kunnen ontstaan door diefstal en door betalingsopdrachten die zonder grondslag goedgekeurd worden. Om dit te voorkomen worden notebooks, telefoons, tablets etc. genummerd en op persoonsniveau geregistreerd, worden er controles uitgevoerd op inkomende facturen en salarisuitbetalingen en heeft een beperkt aantal medewerkers bevoegdheden tot het autoriseren van betalingsopdrachten.  
   
• Het ZRTI heeft verschillende leningen die op verschillende momenten aflopen. De marktwaarde en het rentepercentage van de leningen kan veranderen. Sinds mei betalen we rente op creditgeld. We hebben de hoogte van de leningen, de rentevast-periode en de einddata opgenomen in de jaarlijkse treasury-begroting.

Risico’s die zich kunnen voordoen op het gebied van ICT en informatiebeveiliging:  

• ICT is de ruggengraat van het ZRTI – de continuïteit en veiligheid van het bestralingsproces en de zorgregistratie zijn er volledig van afhankelijk. We hebben de ICT-diensten uitbesteed aan een externe leverancier en afspraken gemaakt waardoor we er zeker van zijn dat de dataservers altijd beschikbaar zijn , dat onze ICT-voorzieningen meegaan met technologische ontwikkelingen en dat we voldoen aan wetgeving op het gebied van bescherming van persoonsgebonden gegevens. 
   
• Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Om de gegevens van patiënten en medewerkers te beschermen hebben we een procedure datalekken opgesteld, een functionaris gegevensbescherming benoemd, een toepassing voor veilig e-mailverkeer in gebruik genomen en verwerkersovereenkomsten afgesloten met leveranciers van applicaties of diensten waarbij opslag of bewerking van vertrouwelijke gegevens aan de orde is. In 2020 heeft een werkgroep voorbereidingen getroffen om in 2021 toe te werken naar een NEN 7510 certificering. 
   
• Het landelijke programma Digitale Zorg brengt de zorg dichterbij de patiënt. Belangrijke thema’s hierin zijn eenheid van taal en gestructureerde gegevensvastlegging voor een datagedreven cultuur, elektronische uitwisseling van medische gegevens en beelden binnen het hele zorgnetwerk en beweging van fysieke poli naar digitale zorg. Het ZRTI participeert in dit programma.  
   
• We maken gebruik van verscheidende softwaresystemen, waaronder een elektronisch patiëntendossier, bestralingssoftware en software voor planning- en urenregistratie (Ortec). Wanneer het aantal systemen en de complexiteit ervan toeneemt, wordt de kans op onjuiste data groter. We monitoren de data-integriteit al op verschillende plaatsen in de organisatie om dit risico te verkleinen.