Raad van toezicht

Visie op toezicht

Externe ontwikkelingen op maatschappelijk vlak in het algemeen en rondom (radiotherapeutische) zorg in het bijzonder, alsmede rondom relevante stakeholders van het ZRTI, worden nauwlettend gevolgd en besproken. Intern staat de aandacht voor de kwaliteit van zorg hoog op de agenda. De raad van toezicht hecht veel waarde aan rechtstreekse contacten met alle relevante interne organen en gremia. Naast reguliere raad van toezicht-vergaderingen waarbij de raad van bestuur aanwezig is, heeft (hebben vertegenwoordigingen van) de raad van toezicht ook periodiek overleg met het managementteam, de medische fysische staf, de ondernemingsraad en de cliëntenraad.

Binnen de raad van toezicht zijn drie commissies gevormd: de commissie kwaliteit & veiligheid, de financiële auditcommissie en de remuneratiecommissie. In deze commissies wordt dieper ingegaan op specifieke onderwerpen en wordt besluitvorming door de raad van toezicht voorbereid.

Samenstelling

De raad van toezicht van het ZRTI bestaat uit vijf leden. De raad van toezicht is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, de raad van bestuur en andere belanghebbenden. De leden hebben diverse achtergronden en brengen ieder hun eigen deskundigheid en ervaring in. Leden worden benoemd voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming voor eveneens maximaal vier jaar. In 2021 bestond de raad van toezicht uit twee vrouwen (40%) en drie mannen (60%). Per september 2021 zijn Janneke van Vliet, Jos de Groot en Stijn Krol herbenoemd voor de tweede zittingstermijn. Het rooster van aftreden is geplaatst op de website van het ZRTI.

Vergaderingen 2021

De raad van toezicht heeft in 2021 zes reguliere vergaderingen gehouden. De vergaderingen werden bijgewoond door de raad van bestuur. De raad van toezicht heeft daarnaast gezamenlijk met de bestuurders in het voorjaar een themasessie gehouden over de strategische koersbepaling. In het najaar is tijdens een tweede themabijeenkomst verdiepend stilgestaan bij de impact van een aantal strategische keuzes.

De raad van toezicht heeft eenmaal formeel en eenmaal informeel vergaderd met het managementteam. Een delegatie van de raad van toezicht heeft twee keer vergaderd met de cliëntenraad, alsmede twee keer met de ondernemingsraad. De financiële auditcommissie kwam vier keer bijeen. De commissie kwaliteit & veiligheid kwam tweemaal bijeen en eenmaal informeel met leden van de medisch fysische staf.

2021 in beeld

De Coronacrisis was (en is) nog niet bezworen. De raad van toezicht is steeds geïnformeerd over de wijze waarop de crisis van invloed was op het ZRTI en de maatregelen die getroffen werden. De patiëntenzorg kon in 2021 het hele jaar doorgang blijven vinden en in tegenstelling tot 2020 was er geen terugval in productie waar te nemen. Er is in dit kader ook gesproken over dilemma’s rondom het beleid van vaccineren van medewerkers en over de positie van het ZRTI ten aanzien van het aanvragen van de zorgbonus voor de medewerkers.

Het jaar 2021 stond in het teken van strategische koers van het ZRTI. De strategische koers tot 2035 is in het najaar van 2020 en de eerste helft van 2021 door de bestuurders – met hulp van een extern adviesbureau – geformuleerd. De raad is door de bestuurders meegenomen in dit proces. Onder andere via een themasessie heeft de raad reflecties gedeeld en vervolgens is de te volgen strategische koers op 12 mei 2021 goedgekeurd. De bijbehorende kansen, uitdagingen en strategische beleidskeuzes stonden gedurende het hele jaar op de agenda. Er is veel gesproken over de nieuwbouwplannen van Bravis in de periode 2025-2030, de mogelijke nieuwbouwplannen van het ADRZ in de verdere toekomst en de mogelijke strategische, financiële en operationele impact (zowel kansen als bedreigingen) daarvan op het ZRTI. Ook is (de toekomstbestendigheid) van het EPD regelmatig besproken vanuit een strategisch perspectief.

Andere onderwerpen waar de raad van toezicht zich in 2021 zich op heeft gericht, zijn onder andere:

• Strategie & beleid, onder andere: de strategische koers, de voortgang van het toekomstplan 2021-2024 en het jaarplan 2021, de eerder genoemde nieuwbouwplannen van Bravis en het ADRZ en de toekomstbestendigheid van het huidige EPD in relatie tot de strategische keuzes van het ZRTI en de invoering van Online Adaptieve Radiotherapie binnen het ZRTI door middel van de aanschaf van een Ethos bestralingstoestel.
• Kwaliteit & veiligheid, onder andere: borgingsplan Qmentum Global, digitaal patiënttevredenheidsonderzoek, de discussie over de NVRO-normen en de management review over 2020.
• Samenwerking, onder andere: diverse ontwikkelingen bij en relaties met de verschillende samenwerkingspartners. Dit betreft zowel de verwijzende ziekenhuizen (Bravis, ADRZ, ZorgSaam, Het Van Weel-Bethesda), andere samenwerkingspartners zoals het Erasmus MC en Holland PTC, alsmede andere zelfstandige radiotherapeutische instituten, en leveranciers als Varian, Centric en Open Line.
• ICT en digitalisering, onder andere: structuur ICT-organisatie, voorbereidingen voor de NEN7510 certificering in het najaar van 2021, performance van het huidige EPD, ICT-beleid en -planning.
• Human Resource Management, onder andere: strategische personeelsplanning, visie op verzuim, strategisch HRM beleid, ontwikkeling MT, evaluatie bedrijfsbureau, gedragscode en sanctiebeleid, vacatures en daarin specifiek de werving van een manager finance & control.
• Governance, onder andere: herbenoeming RvT-leden, permanente educatie leden raad van toezicht, mogelijke impact van de WBTR en de bezoldiging van de RvT en RvB.
• Financiën en risicomanagement, onder andere: jaarrekening en bestuursverslag 2020 (jaarverantwoording 2020), zorgcontractering 2022, jaarplan en begroting 2022, treasury jaarplan 2022, financieel meerjarenperspectief, periodieke niet-financiële en financiële managementinformatie, risicomanagementbeleid en risicomanagementrapportage, ontwikkelingen in de zorgproductie en de stelselwijziging groot onderhoud. Ook het auditplan, de managementletter en het verslag van de externe accountant, diens functioneren en zijn herbenoeming zijn besproken.
• Stakeholderdialogen, onder andere: terugkoppeling van besprekingen van de raad van bestuur met externe stakeholders, alsmede de terugkoppeling van periodieke besprekingen van leden van de raad van toezicht met de ondernemingsraad en cliëntenraad.

Commissies

De commissie kwaliteit & veiligheid richt zich op het zorg- en kwaliteitsbeleid. De commissie kwaliteit en veiligheid kwam in 2021 tweemaal bijeen met de vertegenwoordiging van de medisch fysische staf (het stafbestuur) en de raad van bestuur en besprak onder meer de ontwikkelingen op het gebied van online adaptieve radiotherapie, de trends van hypofractionering, meldingen en complicatieregistratie, het borgingsplan Qmentum Global, de performance van het EPD, de digitalisering van het patiënttevredenheidsonderzoek en de management review over 2020. Eenmaal vond een informeel overleg plaats met een aantal leden van de Medisch Fysische Staf.

De financiële auditcommissie richt zich op de externe financiële informatievoorziening van het ZRTI, interne risicobeheersing- en controlesystemen rondom de financiële verslaggeving, de fiscaliteit en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. De commissie heeft hierover in 2021 vier keer vergaderd. De externe accountant was aanwezig bij drie van deze vergaderingen bij de bespreking van zijn auditplan, managementletter en accountantsverslag. Door de commissie is naast deze onderwerpen ook gesproken over onder andere financiële meerjarenprojecties in relatie tot de strategie, de vervanging van apparatuur, de nieuwbouwplannen van Bravis, de toekomstbestendigheid van het EPD, de werving van een manager finance & control, financiële managementrapportages, het treasurystatuut, de begroting 2022, de meerjarenbegroting, risicomanagement en de zorgcontractering. 

De voorzitter en vice-voorzitter van de raad van toezicht voerden vanuit de renumeratiecommissie het functioneringsgesprek met de raad van bestuur. Ter voorbereiding op het functioneringsgesprek met de raad van bestuur sprak de commissie met vertegenwoordigers van het managementteam, de ondernemingsraad, de cliëntenraad en het stafbestuur.

Evaluatie

De geplande zelfevaluatie had in 2020 geen doorgang gevonden omdat het door COVID-19 niet mogelijk was een fysieke bijeenkomst te organiseren. De uitkomsten van de in 2020 uitgezette vragenlijst vormden de basis voor de zelfevaluatie in 2021. De zelfevaluatie 2021 vond plaats in de vorm van een fysieke plenaire discussiesessie deels in aanwezigheid van de raad van bestuur. Er is verdiepend gesproken over de samenwerking van de raad van toezicht met de bestuurders en over de contacten van de raad van toezicht met interne en externe stakeholders. De uitkomsten van de evaluatie worden in 2022 meegenomen in het toezicht.

Remuneratie

Binnen het wettelijk kader van de klasse-indeling van de Wet normering topinkomens (WNT) en bijbehorende bezoldigingsnormen heeft de raad van toezicht de bezoldiging 2021 van de raad van toezicht en de raad van bestuur vastgesteld. Voor de bezoldiging van de raad van bestuur en de leden van de raad van toezicht wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2021.

Ten slotte

COVID-19 heeft na 2020 ook in 2021 een wissel getrokken op de maatschappij, de zorgsector en daarmee ook op het ZRTI en haar medewerkers en belanghebbenden. Tegelijkertijd werd door het ZRTI het vizier gericht op de koers tot 2035 en de daarin opgenomen strategische keuzes en innovatie van behandeltechnieken. We kijken met vertrouwen uit naar de toekomst waarin deze strategische keuzes vertaald gaan worden naar concrete plannen en acties, zoals de ingebruikname van de Ethos, de verkenning van een nieuw EPD en de verdere vormgeving van de nieuwbouwplannen in Roosendaal.

We hebben ook in 2021 weer een hoge betrokkenheid en flexibiliteit mogen waarnemen bij de medewerkers, ondernemingsraad, cliëntenraad, medisch fysische staf, het managementteam en de raad van bestuur. De raad van toezicht is eenieder daarvoor erkentelijk. Die betrokkenheid en inzet maken dat patiënten veilige zorg van een hoge kwaliteit, blijven ervaren, dichtbij in een kleinschalige en aangename omgeving.

De raad van toezicht:
Steven van Boven
Jos de Groot
Stijn Krol
Janneke van Vliet
Doike Zweers

Samenstelling en nevenfuncties raad van toezicht: