Verslag

Raad van toezicht

Verslag

De missie van het ZRTI (het bieden van hoogwaardige radiotherapie dichtbij in een kleinschalige en aangename omgeving) en de drie kernwaarden (toewijding, vakmanschap en verbondenheid) zijn beeldbepalend voor de koers en keuzes van het ZRTI. Deze missie, oftewel de maatschappelijke betekenis, en kernwaarden vormen de basis voor de wijze waarop de raad van toezicht inhoud geeft aan zijn toezicht-, klankbord- en werkgeversrol. Dit in combinatie met de bepalingen in de statuten, reglementen en de principes uit de Governancecode Zorg 2017. De raad van toezicht heeft de ambitie om effectief, slagvaardig, samenwerkend, onafhankelijk, transparant en professioneel te opereren. Het toezicht is mede gestoeld op het uitgangspunt dat effectief toezicht alleen mogelijk is als met de raad van bestuur een open relatie bestaat waarin wederzijds vertrouwen leidend is.

Visie op toezicht

De maatschappelijke betekenis van het ZRTI en de kernwaarden die de organisatie en de manier van werken typeren, vormen de basis voor de manier waarop de raad van toezicht inhoud geeft aan de toezicht-, klankbord- en werkgeversrol. Dit in combinatie met de bepalingen in de statuten, reglementen en de principes uit de Governancecode Zorg. De raad van toezicht heeft de ambitie om effectief, slagvaardig, samenwerkend, onafhankelijk, transparant en professioneel te opereren. Het toezicht is mede gestoeld op het uitgangspunt dat effectief toezicht alleen mogelijk is als met de raad van bestuur een open relatie bestaat waarin wederzijds vertrouwen leidend is.

In het afgelopen jaar heeft de raad de visie op toezicht geëvalueerd en geactualiseerd. In deze visie is meer aandacht voor het toezicht houden binnen een oncologische keten en samenwerkingsverbanden. Het ZRTI werkt al vanaf de oprichting in 1981 nauw samen met verschillende ziekenhuizen. We zien in de afgelopen jaren en naar de toekomst toe dat die rol in de oncologische keten alleen maar belangrijker wordt. Dit vraagt ook iets van de wijze van toezichthouden. Ook in de zelfevaluatie van het afgelopen jaar heeft de raad van toezicht hier expliciet bij stil gestaan en over gesproken met de bestuurders. 

De raad van toezicht hecht veel waarde aan rechtstreekse contacten met alle relevante interne organen en gremia. Naast reguliere raad van toezicht-vergaderingen waarbij de raad van bestuur aanwezig is, heeft (hebben vertegenwoordigingen van) de raad van toezicht ook periodiek overleg met het managementteam, de medische fysische staf, de ondernemingsraad en de cliëntenraad.

Binnen de raad van toezicht zijn drie commissies gevormd: de commissie kwaliteit & veiligheid, de financiële auditcommissie en de remuneratiecommissie. In deze commissies wordt dieper ingegaan op specifieke onderwerpen en wordt besluitvorming door de raad van toezicht voorbereid.

Samenstelling

De raad van toezicht van het ZRTI bestaat uit vijf leden. De raad van toezicht is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, de raad van bestuur en andere belanghebbenden. De leden hebben diverse achtergronden en brengen ieder hun eigen deskundigheid en ervaring in. Leden worden benoemd voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming voor eveneens maximaal vier jaar. In 2022 bestond de raad van toezicht uit twee vrouwen (40%) en drie mannen (60%). Het rooster van aftreden is geplaatst op de website van het ZRTI. In 2022 zijn de voorbereidingen getroffen voor de werving van drie nieuwe leden voor 2023. Bij deze werving is er aandacht voor diversiteit en complementariteit in de samenstelling van de raad.

Vergaderingen 2022

De raad van toezicht heeft in 2022 zes reguliere vergaderingen gehouden. De vergaderingen werden bijgewoond door de raad van bestuur. De raad van toezicht heeft daarnaast gezamenlijk met de bestuurders in het voorjaar een themasessie gehouden over cultuur & gedrag en over de gewenste samenstelling van de raad van toezicht met het oog op de vacante posities in 2023.

De raad van toezicht heeft eenmaal formeel en eenmaal informeel vergaderd met het managementteam. Een delegatie van de raad van toezicht heeft twee keer vergaderd met de cliëntenraad, alsmede twee keer met de ondernemingsraad.

De financiële auditcommissie kwam zes keer bijeen; dit betroffen drie reguliere overleggen en drie extra overleggen (in het kader van het EPD, financiële afspraken rond nieuwbouw en treasury statuut). De commissie kwaliteit & veiligheid kwam eenmaal bijeen in een reguliere vergadering en eenmaal informeel met leden van de medisch fysische staf.

2022 in beeld

Waar in het begin van 2022 de Coronacrisis nog een onderwerp van gesprek was, heeft de raad zich gedurende de rest van het jaar met andere thema’s bezig kunnen houden. Er is met de bestuurders veel gesproken over strategische onderwerpen zoals de nieuwbouwplannen voor Roosendaal, de keuze voor een nieuw EPD en de mogelijke consequenties van deze zaken voor de meerjarenraming. Hierbij is uitgebreid met elkaar gesproken over de risico’s en afwegingen bij de te maken keuzes (zowel inhoudelijk als financieel). Op basis daarvan heeft de raad van toezicht zijn goedkeuring verleend voor de contractering met Chipsoft.

Ook sprak de raad van toezicht met de raad van bestuur over samenwerking en hoe het ZRTI de blik meer naar buiten kan richten. In dit kader is ook gesproken over het Integraal Zorgakkoord en de mogelijke consequenties en kansen voor het ZRTI.

In de vergaderingen is ook gesproken over de ontwikkeling van nieuwe technieken en de aanschaf van nieuwe apparatuur zoals de CT en de Ethos. De raad was verheugd over de positieve beoordeling van de visitatiecommissie in mei 2022 tijdens de vijfjaarlijkse beroepsvisitatie.

De raad van toezicht heeft in het afgelopen jaar ook uitvoerig gesproken over de werving en selectie van nieuwe leden. Er is gezamenlijk een keuze gemaakt voor het bureau dat hierbij ondersteunt en er is gesproken over de benodigde competenties van nieuwe leden. Het proces startte met de voorbereiding voor het werven van twee nieuwe leden in verband met het einde van de tweede zittingstermijn van twee van de leden. Uiteindelijk werd het een werving van drie nieuwe leden wegens het terugtreden van een derde lid in verband met het accepteren van een commissariaat elders. Het werven van drie leden biedt mogelijkheden en kansen om goed te kijken naar diversiteit en complementariteit. Wel vindt de raad het belangrijk om te kijken naar het aftreedrooster zodat er in de toekomst weer trapsgewijs afgetreden wordt. 

Andere onderwerpen waar de raad van toezicht zich in 2022 zich op heeft gericht, zijn onder andere:

  • Strategie & beleid, onder andere: de voortgang van het jaarplan 2022, de nieuwbouwplannen van het Bravis ziekenhuis en Adrz en de toekomstbestendigheid van het huidige EPD in relatie tot de strategische keuzes van het ZRTI en de invoering van Online Adaptieve Radiotherapie binnen het ZRTI door middel van de aanschaf van een Ethos bestralingstoestel.
  • Kwaliteit & veiligheid, onder andere: de management review over 2021 en gesprek over een maatschappelijk verantwoorde toepassing van de NVRO-normen, onder andere in het kader van doelmatigheid.   
  • Samenwerking, onder andere: diverse ontwikkelingen bij en relaties met de verschillende samenwerkingspartners. Dit betreft zowel de verwijzende ziekenhuizen (het Bravis ziekenhuis, Adrz, ZorgSaam, het Van Weel-Bethesda ziekenhuis), andere samenwerkingspartners zoals het Erasmus MC en Holland PTC, alsmede andere zelfstandige radiotherapeutische instituten, en leveranciers als Varian, Centric en Open Line.
  • ICT en digitalisering, onder andere: de NEN7510 certificering, performance van het huidige EPD en de voorbereidingen voor het nieuwe EPD.
  • Human Resource Management, onder andere: vacatures, verzuim, beleid thuiswerken, plan van aanpak Risico Inventarisatie en Evaluatie, ontwikkeling MT.
  • Governance, onder andere: werving RvT-leden, permanente educatie leden raad van toezicht, de bezoldiging van de RvT en RvB, aangepaste governance code zorg.
  • Financiën en risicomanagement, onder andere: jaarrekening en bestuursverslag 2021 (jaarverantwoording 2021), zorgcontractering 2023, jaarplan en begroting 2023, treasury jaarplan 2022, financieel meerjarenperspectief, periodieke niet-financiële en financiële managementinformatie, risicomanagementbeleid en risicomanagementrapportage, ontwikkelingen in de zorgproductie. Ook het auditplan, de managementletter en het verslag van de externe accountant zijn besproken.
  • Stakeholderdialogen, onder andere: terugkoppeling van besprekingen van de raad van bestuur met externe stakeholders, alsmede de terugkoppeling van periodieke besprekingen van leden van de raad van toezicht met de ondernemingsraad en cliëntenraad.

Commissies

De commissie kwaliteit & veiligheid richt zich op het zorg- en kwaliteitsbeleid. De commissie kwaliteit en veiligheid kwam in 2022 eenmaal bijeen met de vertegenwoordiging van de medisch fysische staf (het stafbestuur) en de raad van bestuur. In die vergadering is gesproken over de stand van zaken van het Ethos project en het EPD, het rapport van de beroepsvisitatie, de managementreview over 2021 en een rapportage over de patiënttevredenheid. Eenmaal vond een informeel overleg plaats met een aantal leden van de Medisch Fysische Staf.

De financiële auditcommissie richt zich op de externe financiële informatievoorziening van het ZRTI, interne risicobeheersing- en controlesystemen rondom de financiële verslaggeving, de fiscaliteit en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. De commissie heeft in 2022 zes keer vergaderd. De externe accountant was aanwezig bij drie van deze vergaderingen bij de bespreking van zijn auditplan, managementletter en accountantsverslag. Door de commissie is in 2022 ook veel gesproken over de meerjaren prognose in het licht van het nieuwe EPD en de nieuwbouwplannen. Daarnaast is in de vergaderingen ook gesproken over onder andere de vervanging van apparatuur, de nieuwbouwplannen van het Bravis ziekenhuis, de toekomstbestendigheid van het EPD, financiële managementrapportages, het treasurystatuut, de begroting 2023, de meerjarenbegroting, risicomanagement en de zorgcontractering. 

De voorzitter en vice-voorzitter van de raad van toezicht voerden vanuit de renumeratiecommissie het functioneringsgesprek met de raad van bestuur. Ter voorbereiding op het functioneringsgesprek met de raad van bestuur sprak de commissie met vertegenwoordigers van het managementteam, de ondernemingsraad, de cliëntenraad en het stafbestuur.

Evaluatie

De zelfevaluatie 2022 vond plaats in de vorm van een fysieke plenaire discussiesessie deels in aanwezigheid van de raad van bestuur. De bespreking werd begeleid door de heer Bouwmeester van bureau JOHAN. De focus lag op de rol van de raad van toezicht bij samenwerking en netwerkzorg. Naar aanleiding van de zelfevaluatie is onder andere afgesproken om met de raad van bestuur een gezamenlijke verdieping aan te brengen in het beeld wat we hebben van de netwerken en samenwerkingsverbanden.

Remuneratie

Binnen het wettelijk kader van de klasse-indeling van de Wet normering topinkomens (WNT) en bijbehorende bezoldigingsnormen heeft de raad van toezicht de bezoldiging 2022 van de raad van toezicht en de raad van bestuur vastgesteld. Voor de bezoldiging van de raad van bestuur en de leden van de raad van toezicht wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2022.

Ten slotte

In het afgelopen jaar werd de in 2021 geformuleerde strategische koers onder meer geconcretiseerd door de besluitvorming over de Ethos en het EPD. Met deze twee projecten wordt immers vorm en inhoud gegeven aan het beschikbaar en bereikbaar houden van hoogwaardige radiotherapie in de regio, aan het verder bouwen aan een nauwe samenwerking binnen de oncologische keten en aan het professionaliseren van digitalisering. 

De raad van toezicht heeft in 2022 weer een hoge betrokkenheid en flexibiliteit mogen waarnemen bij de medewerkers, ondernemingsraad, cliëntenraad, medisch fysische staf, het managementteam en de raad van bestuur. De raad van toezicht is eenieder daarvoor erkentelijk. Die betrokkenheid en inzet maken dat patiënten veilige zorg van een hoge kwaliteit, blijven ervaren, dichtbij in een kleinschalige en aangename omgeving.

De raad van toezicht:

Steven van Boven
Jos de Groot
Stijn Krol
Janneke van Vliet

Doike Zweers



Samenstelling en nevenfuncties raad van toezicht:

Naam Lid sinds Relevante hoofd- en nevenfuncties

Dhr. mr. S.M.W.L. van Boven

Voorzitter raad van toezicht
Lid renumeratiecommissie

lid sinds 3 december 2015 (herbenoemd in 2019)

Hoofdfunctie:

  • Mfn Registermediator Van Boven mediation

Nevenfuncties:

  • Bestuurder stichting Cinema Middelburg (per 22 november 2022)
  • Directeur Hosterkokke BV
  • Rechter-plv Rechtbank Rotterdam
  • Lid raad van toezicht Stichting Vrienden van het ZRTI

Mevr. drs. P.D. Zweers

Vicevoorzitter raad van toezicht
Lid renumeratiecommissie
Lid financiële (audit)commissie

Lid sinds 3 december 2015 (herbenoemd in 2019)
 

Hoofdfunctie:

  • Programmadirecteur Versnelling digitalisering Amsterdamse Huisartsen Alliantie

Nevenfuncties:

  • Lid raad van commissarissen Unilabs Nederland BV
  • Lid raad van commissarissen Dokter Drenthe
  • Lid raad van toezicht Stichting Vrienden van het ZRTI
  • Voorzitter bestuur radiomakers Desmet

Dhr. drs. J.I. de Groot

Lid raad van toezicht
Lid financiële (audit)commissie

Lid sinds 1 september 2017 (herbenoemd in 2021)
 

Hoofdfunctie:

  • Senior director/Plv. compliance officer PricewaterhouseCoopers Nederland

Nevenfuncties:

  • Lid raad van toezicht Ziekenhuis Rivierenland
  • Lid raad van commissarissen Tiwos, Tilburgse Woonstichting (vanaf 15/04/2021)
  • Lid raad van toezicht Stichting Kunstloc Brabant (per 1 januari 2023)

Dhr. dr. A.D.G. Krol

Lid raad van toezicht
Lid commissie kwaliteit & veiligheid

Lid sinds 1 september 2017 (herbenoemd in 2021)

Hoofdfunctie:

  • Radiotherapeut-oncoloog, staflid afdeling radiotherapie LUMC
  • Waarnemend medisch directeur HollandPTC

Nevenfuncties:

  • Gastaanstelling t.b.v. klinische research bij LUMC (Leiden) en HollandPTC (centrum voor protonenbestraling in Delft)
  • Lid Concilium Radiotherapeuticum NVRO
  • Lid raad van toezicht Stichting Vrienden van het ZRTI

Mevr. J. van Vliet MHA

Lid raad van toezicht
Lid commissie kwaliteit & veiligheid

Lid sinds 1 september 2017 (herbenoemd in 2021)        

Hoofdfunctie:

  • Toezichthouder en adviseur voor de zorg

Nevenfuncties:

  • Voorzitter raad van toezicht Zorgspectrum
  • Voorzitter raad van toezicht Academisch Hospice Demeter (tot 1 juli 2022)
  • Voorzitter bestuur Guus Schrijvers Academie (tot 1 juli 2022)
  • Voorzitter College Kwaliteitsregister Verpleegkundigen en Verzorgenden
  • Voorzitter Visitatiecommissie Verpleegkundig Specialisten Opleiding
  • Lid raad van toezicht Stichting Vrienden van het ZRTI
  • Voorzitter raad van toezicht Thuiszorg West-Brabat (TWB)
  • Voorzitter programmacommissie onderzoek Verpleging & Verzorging ZonMw
  • Lid raad van toezicht Palliatieve Zorg Nederland (PZNL)