Raad van toezicht

De maatschappelijke betekenis van het ZRTI en de kernwaarden die de organisatie en de manier van werken typeren, vormen de basis voor de manier waarop wij inhoud geven aan de toezicht-, klankbord- en werkgeversrol. Dit in combinatie met de bepalingen in de statuten, reglementen en de principes uit de Governancecode Zorg. Wij hebben de ambitie om effectief, slagvaardig, samenwerkend, onafhankelijk, transparant en professioneel te opereren. Het toezicht is mede gestoeld op het uitgangspunt dat effectief toezicht alleen mogelijk is als met de raad van bestuur een open relatie bestaat waarin wederzijds vertrouwen leidend is.

Uitgangspunten
De raad van toezicht heeft in 2022 de toezichtsvisie geëvalueerd en aangepast. Hierin zijn de waarden en missie van ZRTI ons uitgangspunt. Met de komst van nieuwe leden in de raad, zullen we deze opnieuw bekijken en waar nodig herijken.

De raad streeft het belang van de organisatie na binnen de maatschappelijke opgave en verantwoordelijkheid.

Algemene reflectiepunten

Samenstelling en werkwijze interne toezichthouder
In 2023 is de samenstelling van de raad van toezicht flink gewijzigd. Drie zittende leden zijn gestopt. Twee leden wegens het eindigen van hun tweede zittingstermijn. Eén lid wegens de start bij een RvT elders.

De raad van toezicht van het ZRTI bestaat uit vijf leden. De raad is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, de raad van bestuur en andere belanghebbenden. De leden hebben diverse achtergronden en brengen ieder hun eigen deskundigheid en ervaring in. Leden worden benoemd voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming voor eveneens maximaal vier jaar. Eind 2023 bestond de raad van toezicht uit twee vrouwen (40%) en drie mannen (60%).

Zie overzicht aan het einde van dit verslag voor de namen, de zittingstermijnen en hoofd- en nevenfuncties van de leden van de RvT.

Werving en selectie nieuwe leden
Op basis van een zorgvuldige in 2022 besproken en vastgestelde procedure en planning is de werving en selectie van drie nieuwe leden (waaronder een voorzitter) eind december 2022 van start gegaan. In het eerste kwartaal van 2023 vond onder begeleiding van het bureau Colourful People de selectie plaats. Op verzoek van de RvT nam de raad van bestuur ook deel aan de sollicitatiegesprekken om zo zijn adviesrol te kunnen vervullen. Aansluitend hebben de voorkeurskandidaten met vertegenwoordigers van de cliëntenraad, de ondernemingsraad, de medisch fysische staf en het MT gesproken. Hieruit vloeiden louter positieve adviezen voort. We kijken terug op een succesvolle procedure met een mooi eindresultaat in de vorm van drie nieuwe enthousiaste leden die bijdragen aan een diverse samenstelling van de RvT. De diversiteit in culturele achtergronden is binnen de raad beperkt. Hier was in de sollicitatieprocedure wel aandacht voor en hier zullen we in de sollicitatieprocedure in 2025 zeker ook weer aandacht voor hebben.

De drie nieuwe leden hebben een inwerk- en kennismakingsprogramma doorlopen. Dit bestond uit een uitgebreide kennismakingsronde langs medewerkers van alle afdelingen, rondleidingen, uitleg over het primaire proces van ZRTI.

Vergaderingen in 2023
De raad van toezicht heeft in 2023 vijf reguliere vergaderingen gehouden met de raad van bestuur (voorafgegaan door onderling vooroverleg). Eén reguliere vergadering kon door omstandigheden geen doorgang vinden. Er is één extra onderlinge vergadering geweest ten behoeve van besluitvorming in het werving- en selectieproces. 

Commissies
Binnen de raad van toezicht zijn drie commissies gevormd: de commissie kwaliteit & veiligheid, de financiële auditcommissie en de remuneratiecommissie. In deze commissies wordt dieper ingegaan op specifieke onderwerpen en wordt besluitvorming door de raad van toezicht voorbereid. In 2023 is gesproken over een eventuele nieuwe ICT-commissie. Besluitvorming hierover vindt plaats in 2024.

De financiële auditcommissie richt zich op de externe financiële informatievoorziening van het ZRTI, interne risicobeheersing- en controlesystemen rondom de financiële verslaggeving, de fiscaliteit en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. De financiële auditcommissie kwam in 2023 vier keer bijeen; dit betroffen drie reguliere overleggen en één extra overleg ter bespreking van het selectietraject van een nieuwe accountant.

De externe accountant was (deels) aanwezig bij de drie reguliere vergaderingen ter bespreking van zijn auditplan, managementletter en accountantsverslag. Door de commissie is in 2023 ook gesproken het nieuwe EPD, de nieuwbouwplannen en over financieringsstrategieën. Daarnaast is in de vergaderingen ook gesproken over onder andere de vervanging van apparatuur, financiële managementrapportages, het treasurystatuut, de jaarrekening 2022, de begroting 2024, de meerjarenbegroting, risicomanagement en de zorgcontractering. 

De commissie kwaliteit & veiligheid kwam tweemaal bijeen in een reguliere vergadering (met de raad van bestuur en het stafbestuur) en eenmaal informeel met leden van de medisch fysische staf. In de vergaderingen is gesproken over de stand van zaken van het Ethos project en het EPD, de managementreview over 2022 en een rapportage over de patiënttevredenheid, meldingen en complicatieregistratie. Tevens is er gesproken over de voorbereidingen voor de externe audit Qmentum Global in 2024 en over de druk op de formatie bij de medische staf door het HiX-project en afwezige artsen in verband met ziekte en zwangerschapsverloven.

Ter voorbereiding op het functioneringsgesprek met de raad van bestuur sprak de remuneratiecommissie met vertegenwoordigers van het managementteam, de ondernemingsraad, de cliëntenraad en het stafbestuur. De voorzitter van de raad van toezicht voerde samen met de oude en nieuwe vice-voorzitter vanuit de renumeratiecommissie met de RvB gezamenlijk en met de twee leden afzonderlijk functioneringsgesprekken.

Onderwerpen, dilemma’s en informatievoorziening
Voor de organisatie stond 2023 in het teken van de Ethos en het EPD (HiX). Dit betekent dat dit ook belangrijke bespreekpunten waren op de agenda van de RvT.

We hebben met de bestuurders gesproken over de strategische impact op de organisatie, maar ook de operationeel/tactische impact. Daarnaast vormden ook de nieuwbouwplannen in Roosendaal weer een belangrijk onderwerp van gesprek.

Andere onderwerpen waar we ons als raad van toezicht in 2023 op hebben gericht, zijn onder andere:

• Strategie & beleid, onder andere: de voortgang van het jaarplan 2023, de nieuwbouwplannen van het Bravis ziekenhuis en de invoering van Online Adaptieve Radiotherapie binnen het ZRTI door middel van de ingebruikname van het Ethos bestralingstoestel. Ook is er regelmatig gesproken over het Integraal Zorgakkoord (IZA) en de mogelijke consequenties voor het ZRTI. De implementatie van HiX brengt ook vraagstukken over de organisatiestructuur (onder andere borging van ICT) met zich mee. Ook hierover heeft de RvT meegedacht.
• Kwaliteit & veiligheid, onder andere: de management review over 2022, de voorbereidingen voor de externe audit Qmentum Global in 2024, het communicatiejaarplan en het beddenwachtproject met de Stichting Vrienden van Siem.  
• Samenwerking, onder andere: diverse ontwikkelingen bij en relaties met de verschillende samenwerkingspartners. Dit betreft zowel de verwijzende ziekenhuizen (het Bravis ziekenhuis, Adrz, ZorgSaam, het Van Weel-Bethesda ziekenhuis), andere samenwerkingspartners zoals het Erasmus MC en Holland PTC, alsmede andere zelfstandige radiotherapeutische instituten, en leveranciers als Varian, Chipsoft en Open Line. Ook ontwikkelingen in netwerken zoals de Zeeuwse Zorgcoalitie en EMBRAZE zijn besproken.
• ICT en digitalisering, onder andere: de NEN7510 certificering, de uitgevoerde pentest en de implementatie van HiX en project DRIVER (gegevensuitwisseling).
• Human Resource Management, onder andere: vacatures, verzuim, medewerkeronderzoek, het scholingsplan van de RvT en de inhuur van een interim-manager para/peri.
• Governance, onder andere: werving en selectie RvT-leden, permanente educatie leden raad van toezicht, de bezoldiging van de RvT en RvB, aangepaste governance code zorg met daardoor aangepaste reglementen.
• Financiën en risicomanagement, onder andere: jaarrekening en bestuursverslag 2022 (jaarverantwoording 2022), zorgcontractering 2024, jaarplan en begroting 2024, treasury statuut, financieel meerjarenperspectief, periodieke niet-financiële en financiële managementinformatie, risicomanagementbeleid en risicomanagementrapportage, ontwikkelingen in de zorgproductie. Ook het auditplan, de managementletter en het verslag van de externe accountant zijn besproken. In juli 2023 is het besluit geformaliseerd om een nieuwe accountant te contracteren.
• Stakeholderdialogen, onder andere: terugkoppeling van besprekingen van de raad van bestuur met externe stakeholders, alsmede de terugkoppeling van periodieke besprekingen van leden van de raad van toezicht met de ondernemingsraad, cliëntenraad en andere gremia en belanghebbenden. Aan het einde van 2023 is er extra contact geweest met het SB. In deze gesprekken is gesproken over een aantal thema’s waaronder de zorgen over de hoge werkdruk en de werkrelatie met de RvB. In 2024 krijgt dit een vervolg.

We hebben in overleg met de RvB informatie gekregen, zowel in de agendaoverleggen tussen de voorzitter RvT en de RvB als in de RvT-vergaderingen. Daarnaast verzamelen we informatie vanuit de reguliere overleggen met andere gremia. Algemene regionale en vakinhoudelijke informatie verzamelen de leden pro-actief. Het inwerkprogramma van de drie nieuwe leden van de raad heeft extra contact en informatie-uitwisseling bewerkstelligd tussen de leden van de RvT en de medewerkers van het ZRTI zowel op locatie Vlissingen als locatie Roosendaal.

Reflectiepunten vanuit de verschillende rollen

De toezichthoudende rol
Het ZRTI werkt conform een gedegen planning- en controlcyclus die mede de basis vormt voor diverse agendapunten van de RvT en de commissies. We zijn van mening dat deze cyclus goed werkt en ook in het afgelopen jaar conform planning is gerealiseerd. De jaarrekening 2022 en begroting 2024 zijn zonder bijzonderheden goedgekeurd.

In juli 2023 is een nieuwe accountant gecontracteerd. De voorgaande accountant gaf aan de dienstverlening te stoppen wegens interne wijzigingen bij het kantoor. De samenwerking met de nieuwe accountant is in het afgelopen half jaar goed verlopen.

Binnen het wettelijk kader van de klasse-indeling van de Wet normering topinkomens (WNT) en bijbehorende bezoldigingsnormen hebben we de bezoldiging 2024 van de raad van toezicht en de raad van bestuur vastgesteld. Voor de bezoldiging van de raad van bestuur en de leden van de raad van toezicht wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2023.

De adviesrol (strategisch partner)
In het afgelopen jaar zijn we als RvT betrokken geweest bij de strategische keuzes rond de nieuwbouw in Roosendaal en het nieuwe EPD. In 2024 worden de strategische koers en het toekomstplan van het ZRTI herijkt. Hierbij vervullen we ook een adviserende rol (naast de goedkeurende rol). We hebben met de bestuurders meegedacht over de consequenties van de invoering van HiX op de ICT-organisatie en hoe dit ingebed kan worden in de totale organisatiestructuur. Dit krijgt in 2024 een vervolg.

We zien in de afgelopen jaren en naar de toekomst toe dat de rol in de oncologische keten alleen maar belangrijker wordt. Dit vraagt ook iets van de wijze van toezichthouden en de adviesrol daarin naar de bestuurders. In verband met de wisselingen binnen de RvT in het afgelopen jaar heeft dit thema niet op de voorgrond gestaan. Hier besteden we in 2024 meer aandacht aan door in gezamenlijkheid met de raad van bestuur het netwerk rond het ZRTI in kaart te brengen en ieders rol daarin te bespreken.

De werkgeversrol
De remuneratiecommissie heeft het jaarlijkse functioneringsgesprek met de raad van bestuur gevoerd. Hierover koppelde de commissie terug in de reguliere vergadering. Er is een onkostenbeleid en -vergoeding voor de bestuurders. Deze wordt jaarlijks op de website van het ZRTI geplaatst. De voorzitter heeft tevens aandacht voor de werkgeversrol in de agendaoverleggen die zij met de bestuurders voert.

In het kader van de onboarding hebben de drie nieuwe leden kennisgemaakt met de verschillende gremia en sleutelposities in de organisatie

De rol van ambassadeur
We hechten als raad van toezicht veel waarde aan rechtstreekse contacten met alle relevante interne organen en gremia. Naast reguliere raad van toezicht-vergaderingen waarbij de raad van bestuur aanwezig is, heeft (hebben vertegenwoordigingen van) de raad van toezicht ook periodiek overleg met het managementteam, de medische fysische staf, de ondernemingsraad en de cliëntenraad We vergaderden eenmaal formeel en eenmaal informeel met het managementteam. Een delegatie van de raad van toezicht vergaderde twee keer met de cliëntenraad, alsmede twee keer met de ondernemingsraad.

De gesprekken met de verschillende gremia waren prettig en nuttig. Zowel op inhoudelijk vlak als voor het onderhouden van de relaties. We hechten eraan middels deze gesprekken voeling te hebben met de organisatie en zo op de hoogte te zijn van wat er speelt in de organisatie. Het helpt over en weer om de informatie te completeren en objectiveren

In het afgelopen jaar is een vertegenwoordiging van de RvT in gesprek gegaan met het stafbestuur als vertegenwoordiger van de medisch fysische staf. Het stafbestuur gaf een signaal af over een mogelijke schijn van belangenverstrengeling binnen de raad van toezicht. Hier is goed over gesproken waarna is geconcludeerd dat er geen sprake is van (een schijn van) belangenverstrengeling.

Reflectie op het eigen functioneren
In verband met de wisselingen binnen de raad van toezicht in 2023 besloten wij de zelfevaluatie van december 2023 uit te stellen naar februari 2024. In 2024 vinden derhalve twee zelfevaluaties plaats; aan het begin en aan het eind van het jaar. Op deze manier kunnen we extra aandacht besteden aan het functioneren en de teamvorming. In 2023 hebben we samen met de bestuurders en bestuurssecretaris een afscheidsdiner georganiseerd voor de vertrekkende leden.

Ten slotte
In het afgelopen jaar werd de in 2021 geformuleerde strategische koers nog verder geconcretiseerd door de ingebruikname van de Ethos en de voorbereidingen voor de implementatie van HiX. Met deze twee projecten wordt immers vorm en inhoud gegeven aan het beschikbaar en bereikbaar houden van hoogwaardige radiotherapie in de regio, aan het verder bouwen aan een nauwe samenwerking binnen de oncologische keten en aan het professionaliseren van digitalisering. 

We hebben als raad ook in 2023 een organisatie gezien met betrokken en bevlogen medewerkers (ook bevestigd in de resultaten van het medewerkeronderzoek). We zijn onder de indruk van het werk dat is verzet en de stappen die zijn gemaakt door alle collega’s, de ondernemingsraad, cliëntenraad, medisch fysische staf, het managementteam en de raad van bestuur. Die betrokkenheid en inzet maken dat patiënten veilige zorg van een hoge kwaliteit, blijven ervaren, dichtbij in een kleinschalige en aangename omgeving.

De raad van toezicht:

Annechien Broekmeijer
Janneke van Vliet
Stijn Krol
Antoine Kunst
KlaasJan Renema

Samenstelling raad van toezicht in 2023