Raad van toezicht

Visie op toezicht

Externe ontwikkelingen op maatschappelijk vlak in het algemeen en rondom (radiotherapeutische) zorg in het bijzonder, alsmede rondom relevante stakeholders van het ZRTI, worden nauwlettend gevolgd en besproken. Intern staat de aandacht voor de kwaliteit van zorg hoog op de agenda. De raad van toezicht hecht veel waarde aan rechtstreekse contacten met alle relevante interne organen en gremia. Naast reguliere raad van toezicht-vergaderingen waarbij de raad van bestuur aanwezig is, heeft/hebben (vertegenwoordigingen van) de raad van toezicht ook periodiek overleg met het managementteam, de medische fysische staf, de ondernemingsraad en de cliëntenraad.

Binnen de raad van toezicht zijn drie commissies gevormd: de commissie kwaliteit & veiligheid, de financiële auditcommissie en de remuneratiecommissie. In deze commissies wordt dieper ingegaan op specifieke onderwerpen en wordt besluitvorming door de raad van toezicht voorbereid.

Samenstelling

De raad van toezicht van het ZRTI bestaat uit vijf leden. De raad van toezicht is zo samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, de raad van bestuur en andere belanghebbenden. De leden hebben diverse achtergronden en brengen ieder hun eigen deskundigheid en ervaring in. Leden worden benoemd voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid tot herbenoeming voor eveneens maximaal vier jaar. In 2019 bestond de raad van toezicht uit twee vrouwen (40%) en drie mannen (60%). De voorzitter en de vice-voorzitter zijn in 2019 herbenoemd voor een termijn van respectievelijk 3,5 en 4 jaar.

Vergaderingen 2019

De raad van toezicht heeft in 2019 zes reguliere vergaderingen gehouden. De vergaderingen werden bijgewoond door de raad van bestuur. In het kader van de wijziging van de samenstelling van de raad van bestuur is daarnaast frequent aanvullend overleg gevoerd binnen de raad van toezicht. Een delegatie van de raad van toezicht heeft twee keer vergaderd met de cliëntenraad, alsmede twee keer met de ondernemingsraad. De financiële auditcommissie kwam drie keer bijeen. De commissie kwaliteit & veiligheid kwam tweemaal bijeen. De renumeratiecommissie heeft inzake de wisseling van de raad van bestuur meerdere malen overleg gevoerd.

2019 in beeld

Per 20 juli 2019 is mevrouw Snijders teruggetreden als bestuurder van het ZRTI. Per 22 juli 2019 zijn de heren Jongens en Griep door de raad van toezicht benoemd als interim raad van bestuursleden. De heren Jongens en Griep oefenden ad interim de bestuursfunctie (50%) uit naast hun functies (50%) van respectievelijk manager paramedici en radiotherapeut-oncoloog. In de tweede helft van 2019 en begin 2020 is samen met een externe deskundige de besturingsstructuur tegen het licht gehouden en is een nieuw profiel voor de raad van bestuur opgesteld dat is besproken met de medisch fysische staf, de ondernemingsraad en het managementteam. Dit proces heeft erin geresulteerd dat de heren Jongens en Griep per 22 juli 2020 zijn benoemd tot leden van de raad van bestuur van het ZRTI, voor 0,6 fte respectievelijk 0,4 fte.

Andere onderwerpen waarover de raad van toezicht zich in 2019 heeft gebogen zijn:

• Strategie, onder andere: toekomstige ontwikkelingen in de radiotherapie, voortgang uitvoering toekomstplan 2018-2020 en jaarplan 2019, strategische visievorming, besturing ZRTI en ontwikkelingen rondom de verhuizing van het Bravis ziekenhuis.
• Kwaliteit & veiligheid, onder andere: de voorbereidingen van de externe audit NIAZ/Qmentum, de wachttijden (normen NVRO en IGJ), de CQ-index (landelijke tevredenheidsmeting patiënten radiotherapie) en de management review over 2018.
• Samenwerking, onder andere: diverse ontwikkelingen bij en relaties met de verschillende samenwerkingspartners. Dit betreft zowel de verwijzende ziekenhuizen (Bravis, ADRZ, ZorgSaam, Dirksland) als andere samenwerkingspartners zoals het Erasmus MC, andere zelfstandige radiotherapeutische instituten en HollandPTC.
• Financiën en risicomanagement, onder andere: jaarrekening en bestuursverslag 2018 (jaarverantwoording 2018), zorgcontractering 2020, jaarplan en begroting 2020, treasury jaarplan 2020 en financieel meerjarenperspectief, periodieke niet-financiële en financiële managementinformatie, risicomanagementrapportage, en ontwikkelingen in de zorgproductie. Ook het auditplan, de managementletter en het verslag van de externe accountant en diens functioneren zijn besproken. Voor de jaarrekeningcontrole 2019 is een nieuwe externe accountant van Deloitte benoemd.
• ICT en digitalisering, onder andere: patiëntenportaal, ICT-beleidsplan, IT-aanbesteding, XDS (elektronische gegevensuitwisseling) en EPD.
• Human Resource Management, onder andere: vacatures en arbeidsmarkt, HRM-beleidsplan, indeling en organisatie van de ondersteunende staf, en plan van aanpak medewerkersonderzoek.
• Governance, onder andere: invulling bestuursfunctie, permanente educatie leden raad van toezicht, actualiseren van diverse governance-documenten, werkwijze en tenaamstelling commissies raad van toezicht.

Commissies

De commissie kwaliteit & veiligheid (voorheen genoemd zorgcommissie) richt zich op het zorg- en kwaliteitsbeleid. De rol van de commissie is in overleg met de medisch fysische staf aangepast. De commissie kwaliteit en veiligheid kwam in 2019 tweemaal bijeen met een delegatie van de medisch fysische staf en de raad van bestuur en besprak onder meer meldingenrapportages, de diverse samenwerkingsrelaties, ‘shared decision making’, wachttijden en de stand van zaken rond de voorbereiding op de NIAZ/Qmentum-accreditatie in 2020.

De financiële (audit)commissie (voorheen genoemd financiële commissie) richt zich op de externe financiële informatievoorziening van het ZRTI, interne risicobeheersing- en controlesystemen rondom de financiële verslaggeving, de fiscaliteit en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant. De commissie heeft hierover in 2019 drie keer vergaderd. De externe accountant was aanwezig bij deze vergaderingen. Door de commissie is naast deze onderwerpen ook gesproken over financiële managementrapportages, het treasurystatuut, de begroting 2020, de meerjarenbegroting en de actualisatie van het reglement van de commissie.

De voorzitter en vice-voorzitter van de raad van toezicht voerden vanuit de renumeratiecommissie gesprekken met de leden van de raad van bestuur en hadden onder meer frequent contact over de invulling van de raad van bestuur-functie ad interim.

Evaluatie

De raad van toezicht heeft zijn eigen functioneren geëvalueerd in een plenaire vergadering onder leiding van een externe adviseur. Centraal daarin stonden de samenwerking binnen de raad van toezicht, de samenwerking met de raad van bestuur en de toekomstige bestuursstructuur. De uitkomsten worden in 2020 meegenomen in het toezicht.

Remuneratie

Binnen het wettelijk kader van de klasse-indeling van de Wet normering topinkomens (WNT) en bijbehorende bezoldigingsnormen heeft de raad van toezicht de bezoldiging 2019 van de raad van toezicht en de raad van bestuur vastgesteld. Voor de bezoldiging van de raad van bestuur en de leden van de raad van toezicht wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening 2019.

Ten slotte

Covid-19 laat ingrijpende sporen achter in de maatschappij. Ook de komende tijd zal Covid-19 een ongekende invloed blijven hebben op de maatschappij en op de zorgsector in het bijzonder. De impact ervan op de oncologische zorg en radiotherapie, patiënten en medewerkers van het ZRTI, de organisatie, de verwijzende ziekenhuizen, zorgverzekeraars en ander samenwerkingspartners, is dan ook met de nodige onzekerheden omgeven. De huidige financiële positie van het ZRTI kan in 2020 evenwel een stevige tegenwind doorstaan. De hoge betrokkenheid en inzet van de medewerkers, ondernemingsraad, cliëntenraad, medisch fysische staf, het managementteam en de nieuwe leden van de raad van bestuur blijft onverminderd hoog. Dat hebben ze in 2019 en begin 2020 laten zien; de raad van toezicht is eenieder daarvoor erkentelijk. Die betrokkenheid en inzet maken dat – ook in de huidige onzekere tijden – patiënten van het ZRTI veilige zorg van een hoge kwaliteit kunnen ervaren, dichtbij in een kleinschalige en aangename omgeving.

Vlissingen, 15 mei 2020
Steven van Boven (voorzitter), Jos de Groot, Stijn Krol,
Doike Sweers, Janneke van Vliet

Samenstelling en nevenfuncties raad van toezicht: