Maaike de Kroon & Ilse Tolhoek
Radiotherapeut-oncoloog en MBB'er
Interview
Zélf ingericht: nieuw EPD van start
Met een ferme klap op een rode knop ging het Elektronisch Patiëntdossier (EPD) bij ZRTI van start. Nu hebben we één systeem waarin we vrijwel alles rond behandelingen van patiënten registeren. Dat klinkt handig en dat is het ook. Maar er ging wel een flinke ‘bouwtijd’ aan vooraf. Medisch beeldvormings- en bestralingsdeskundige (MBB’er) Ilse Tolhoek en radiotherapeut-oncoloog Maaike de Kroon zaten in de projectgroep.
‘Natuurlijk registreerden we al patiëntgegevens en behandelingstrajecten’, vertelt Ilse. ‘Maar ons vorige softwaresysteem was verouderd en beperkt. We konden daarmee niet blijven voldoen aan alle wettelijke eisen voor administratie en registratie. Daarom zijn we overgestapt op softwaresysteem HiX. Daarin kunnen we een compleet EPD opbouwen. Een flink traject, maar erg uitdagend en leuk om te doen.’ Maaike vult aan: ‘Veel medebehandelaars gebruiken ook HiX. Dat maakt het uitwisselen van informatie een stuk makkelijker. Ik merk daar zelf in mijn werk de voordelen van. En wat ook fijn is: HiX heeft een patiëntportaal waarin patiënten zelf online hun proces kunnen volgen.’
Kennis nodig voor de bouw
Ilse en Maaike zaten allebei in het interne projectteam dat voor de inrichting van het nieuwe systeem werd opgestart. Ilse: ‘We vormden een fijn team van 14 collega’s die samen vrijwel alle afdelingen binnen het ZRTI vertegenwoordigden. We begonnen met het verzamelen van alle eisen en wensen voor het systeem. We dachten toen nog dat we tegen de leverancier konden zeggen wat we wilden en dat het dan voor ons zou worden gebouwd. Zo werkt het niet. Onze behandeltrajecten en werkwijzen zijn complex en in dit vak mogen we geen fouten maken. Ofwel: je hebt kennis nodig om een systeem daar goed op in te richten. Dat moesten we dus echt zelf doen.’
Unieke workflow
Maaike legt uit: ‘Elk radiotherapeutisch instituut heeft een eigen workflow. Bij ons start het traject voor de patiënt met de verwijzing naar ons instituut. We verwerken en beoordelen die. Vervolgens plannen we een afspraak in en krijgt de patiënt bericht van ons. Daarna volgen een voorlichtingsgesprek, scans, een gesprek met de arts, een behandelingsvoorstel van de laboranten en radiotherapeuten, de behandeling zelf en de vervolgcontroles. Elke stap moeten we registreren. Dat is veel complexer dan je misschien verwacht. Er zijn heel veel mensen betrokken bij die workflow. Zij moeten allemaal op dezelfde manier zaken controleren en checken. Daarbij komen nog de communicatiemomenten met andere behandelaars. En grote delen van het proces moeten ook automatisch in het patiëntdossier belanden.’
Een grote Legobak
Om HiX optimaal op die stappen te laten aansluiten, gingen alle leden van het projectteam op cursus. Ilse: ‘Ik had nooit gedacht dat ik nog eens een IT-specialist zou worden! Toch leek dat er op den duur bijna wel op. We volgden namelijk allemaal verschillende HiX-opleidingen in Amsterdam. Best pittig. Daarna hebben we in een kleine drie maanden het hele systeem ingericht.’ ‘Het was als een grote Legobak waar we zelf mee moesten bouwen. Een grote puzzel die soms frustrerend maar vooral uitdagend was’, lacht Maaike. ‘Mooi succesje: we hebben een voor Nederland unieke koppeling weten te bouwen tussen het bestralingssysteem en het EPD.’
Live testen
Na de bouw volgden uitgebreide testen. Maaike: ‘Tijdens twee integrale testdagen hebben we zelfs alles ‘live’ getest. Oud-collega’s en cliëntenraadleden fungeerden als simulatiepatiënten. Zij zijn letterlijk van station naar station gelopen en hebben alle stappen in het behandeltraject als het ware doorlopen. Zo konden we checken of elke stap in het EPD goed werkte. Pas daarna konden we live. Nuttig, maar ook erg leuk om te doen. ’ Ilse: ‘Toen begon het ook voor onze collega’s pas echt. Natuurlijk hebben we hen in het hele proces steeds goed geïnformeerd. Nodig, want naar zo’n verandering moet je toewerken.’ Maaike: ‘Iedereen moest oude gewoontes loslaten en dat vergt wat. Maar we hoorden vaak: “Als jullie zeggen dat dit beter is, dan doen we het!’. Iedereen stond er positief in.’
Iedereen een steentje
Nu het EPD al een tijdje in gebruik is, kijken Ilse en Maaike met trots terug op het proces. Maaike: ‘We zijn er trots op dat dit is gelukt. We hebben onze eigen grenzen verlegd en veel geleerd. Maar we zijn vooral ook heel trots op onze collega’s. Zij hebben het mogelijk gemaakt dat wij de tijd en ruimte hadden om hier energie en tijd in te steken. Door werk over te nemen, door meer uren te draaien, door ons te steunen. Zo heeft iedereen wel een steentje bijgedragen aan deze enorme klus. Het is een heel fijn idee dat we daardoor klaar zijn voor de toekomst.’